Virtuelles Büro - Virtual Office - Büro Service

Anwaltssekretariat Service - Sekretariat für Anwälte

Sie haben sich soeben als Anwalt selbstständig gemacht, aber möchten sich noch nicht mit den Investitionskosten eines komplett ausgestatteten Büros und den Lohnkosten für eine Sekretariatskraft belasten? Oder arbeiten Sie als Anwalt häufig im Ausland oder an Fällen, durch die Sie schwer zu erreichen sind?

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Dann kann ein Anwaltssekretariat Service für Sie die passende Lösung sein. Einige Anbieter herkömmlicher BackOffice-Lösungen haben inzwischen die speziellen Anforderungen von Anwälten und Notaren erkannt und bieten als Teil ihres Portfolios auch einen Anwaltssekretariat Service an. Diese zeichnet sich natürlich an erster Stelle durch die Zusicherung absoluter Diskretion hinsichtlich sämtlicher Mandanten-Daten aus, die telefonisch oder postalisch im Anwaltssekretariat Service aufgenommen werden. Besonders, wenn Sie einen Anrufannahmeservice buchen, und Nachrichten für Sie angenommen werden, muss der Anwaltssekretariat Service Ihnen einhundertprozentige Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit diesbezüglich zusichern können, und auch bereit sein, dies im Servicevertrag schriftlich festzuhalten. Desweiteren muss der Anwaltssekretariat Service bereit sein, Ihnen eine Liste aller Mitarbeiter auszuhändigen, die mit Ihren sensiblen Daten in Kontakt kommen werden.

Anwaltssekretariat - Telefonservice für Anwälte und Notare

Ein Anwaltssekretariat Service sollte ausschließlich mit Rechtsanwaltsfachangestellten arbeiten, die mit juristischem Fachvokabular vertraut sind und Nachrichten korrekt aufnehmen und weiterleiten können. Berücksichtigen Sie auch, dass nicht nur vorhandene Mandanten bei Ihrem Anwaltssekretariat Service anrufen werden. Auch prospektive Klienten werden zunächst zum Anwaltssekretariat Service Ihrer Wahl durchgestellt und erhalten so den ersten Eindruck Ihrer Kanzlei nicht durch Sie, und auch nicht in Ihrer Gegenwart. Seien Sie deshalb präzise im Hinblick auf die zu wählende Wortwahl bei der Telefonannahme, und kommunizieren Sie deutlich, welche Wendungen und Auskünfte für Sie inakzeptabel sind. Fragen Sie vorher bei dem Anwaltssekretariat Service Ihrer Wahl nach, ob eine kurze Einarbeitszeit der Sie betreuenden Mitarbeiter möglich ist, und wie individuell der Telefonkontakt nach Ihren Vorstellungen angeglichen wird. Natürlich sollte der Anwaltssekretariat Service auch alle anderen Aufgaben zu erfüllen in der Lage sein, die berufsständisch bedingt über eine normale Büroarbeit hinaus anfallen könnten. Dazu zählt es, dass die Mitarbeiter vertraut mit den entsprechenden Formularen wie Mandantenaufnahmebögen sind, im Zweifelsfall auch in Ihrem Namen Bonitätsabfragen durchführen können und gegebenenfalls den Postversand in Ihrem Namen durchführen können.

Eventuell kommt der Anwaltssekretariat Service Anwaltssekretariat aber auch für Sie in Frage, selbst wenn Sie durchaus in Ihrer Kanzlei zu sprechen sind. Mit einem Vorzimmerservice erhöhen Sie Ihre Professionalität und schaffen sich zeitliche Freiräume, die gebunden sind, wenn Sie jeden Anruf selbst entgegennehmen müssen. Ein Anwaltssekretariat Service hingegen nimmt die Anrufe an und leitet sie auf Wunsch an die von Ihnen angegebene Nummer direkt weiter. Vorher wird mit Ihnen Ihre Verfügbarkeit abgeklärt. Alternativ können Sie Ihrem Anwaltssekretariat Service an Tagen, an denen Sie besonders ungestört arbeiten möchten, auch eine Liste mit den wichtigsten Telefonnummern zukommen lassen, außer der Sie für niemand erreichbar sind. Alle anderen Anrufinformationen leitet der Anwaltssekretariat Service dann als Gesprächsnotiz an Sie weiter, und Sie können selbst entscheiden, wann Sie zurückrufen.

Damit hinterlassen Sie den Eindruck permanenter Erreichbarkeit, ohne zeit mit überflüssigen Gesprächen zu verlieren. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass der Anwaltssekretariat Service einen lückenlosen Protokolldienst hat, unter dem alle Gesprächsnotizen und Büroarbeiten jederzeit für Sie abrufbar und nachvollziehbar sind. Diese hat auch gleichzeitig eine Archivfunktion, die es Ihnen erlaubt, sich auch im Mandantengespräch genau auf die verschiedenen Zeitpunkte der Kontaktaufnahmen zu beziehen.
 
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